Algılamak ve Düzeltmek için En Zor Muhasebe Hataları

Muhasebe Hataları Türleri ve Bunları Önleme

Muhasebe hatalarını zaman zaman yapacaksınız, böylece bu sorunları nasıl algılayacağınızı bilmek, küçük işletmelerde kullandığınız muhasebe yazılımı uygulamasından bağımsız olarak geliştirmek için önemli bir beceridir. Şirketinizin deneme bakiyesini inceleyerek birçok hatayı tespit edebileceksiniz. Ancak, tüm muhasebe hatalarının deneme bakiyesini etkilemediğini göreceksiniz. Bu nedenle, bu türdeki muhasebe hatalarını öğrenmek önemlidir, böylece bunları bulabilir ve düzeltebilirsiniz.

Bu tür hataların tanımlanması ve çözülmesi en zor olanları olduğuna dikkat etmelisiniz.

Ihmal hatası

Bir işlem tamamen şirketinizin kitaplarından çıkarıldığında bir ihmal hatası oluşur. Bir masraf işlemi girmeyi veya bir ürün veya hizmetin satışını girmeyi unutabilirsiniz. Bu işlemlerin tespit edilmesi zordur. Bu nedenle, bu işlemleri zamanında girmek için sağlam bir rutinin bulunduğundan emin olmanız gerekir. Bu işlemlerin girilmemesinin en yaygın nedeni, belgelerin (satıcı faturası gibi) kaybolmasıdır. Muhasebe yazılımı sisteminize mümkün olan en kısa sürede zamanında girerseniz, bu destekleyici belgeleri kaybetme veya yanlış kullanma olasılığınız daha azdır.

Reversal hatası

Borç olarak yayınlanması gereken bir işlemin kredi olarak yayınlanması durumunda tersine dönüş hatası oluşur. Örneğin, bir faturayı ödeme veya geri ödeme olarak girebilirsiniz.

Deneme bakiyenizde bu hatayı fark etmeyeceksiniz çünkü deneme bakiyesi hala dengede olacak.

İlke Hatası

Siz veya muhasebeciniz yanlış bir muhasebe ilkesi uygularsanız, ilke hatası oluşur. Varlıklar olarak kaydedilmesi gereken varlıkları harcayabilirsiniz . Varlıklar ve harcamalar hem kitaplarda borç olarak kaydedilir, hem de bu teknik bir hatadır.

Komisyonun Hatası

Bir komisyon hatası, doğru sınıfa bir işlem girdiğinizde yanlış yan defterlere girer. Örneğin, yanlış faturaya bir ödeme uygularsanız bu hatayı yaparsınız. Deneme bakiyesi, bir müşteriden borçlu olduğunuz tutarı gösterecektir, ancak bireysel müşterinizin bağlı ortaklıkları hatalı olacaktır.

İştirak Girişinde Hatalar

Bir işlem girilirken bir hata yapıldığında yan giriş hatası oluşur. Örneğin, bir müşteriye 5.000 dolar ödersiniz, ancak kredi olarak 500 $ ve nakit hesabınızdan 500 $ çekerseniz, bu hatanın deneme bakiyenize taşındığını görürsünüz. Deneme bakiyeniz doğru olacaktır. Bu hataları saptamak için en yaygın yöntem muhasebe mutabakatlarını yürütmektir. Önceki örneğe devam ederek, banka mutabakatlarınızı gerçekleştirdiğinizde bu hatayı algılayacaksınız. Banka hesabınızda 4.500 dolarlık bir nakit olacağını ve hatayı düzelteceğinizi göreceksiniz.

Hataları Önleme

Hataları tespit etmek için iyi iç kontroller ve süreçler geliştirmelisiniz. Örneğin, tüm formlarınızın tutarlı olduğundan emin olmak istersiniz, böylece çalışanlar muhasebe yazılımınıza bilgi girerken rutin bir hale gelecektir.

Ayrıca, iş yükünü idare edebilmek için yeterli personele sahip olduğunuzdan emin olmak isteyeceksiniz. Memnuniyetsizlik, çalışan yorgunluğuna, iş yorgunluğuna, işe koşmaya ve daha fazla muhasebe hatasına yol açacaktır.

Hataları Bulma

Mümkün olduğunda hataların önlenmesi için yöntemler geliştirmek isterken, yukarıda listelenen hatalar zaman zaman ortaya çıkacaktır. Tüm hataların oluşmasını engelleyemezsiniz. Düzeltilebilmesi için birçok hatayı tespit etmek için ay ve yıl sonunda mutabakatlar gerçekleştirmelisiniz. Banka mutabakatları , örneğin, aylık olarak yapılmalıdır. Sabit kıymetler sadece yılda bir defa mutabakata varılabilir, dolayısıyla doğru miktarda amortisman gideri aldığınızdan emin olabilirsiniz. Hataların önlenmesi için yollar ararsanız ve muhasebe kayıtlarınızın gözden geçirilmesi ve mutabakatlarınızın bir rutinine sahip olursanız, işletmenizin sorunsuz bir şekilde çalışacağını ve muhasebe hatalarınızın sayısını azaltacağını görürsünüz.