Muhasebecinize Vergi Belgeleri Gönderin En Güvenli Yollar

by William Perez

E-postayı Kullanmaya Yönelik Taleplere Diren

İnternet çağında, insanlar için rahatsız edici bir mesafede olabilecek profesyonellerin ve muhasebecilerin yardımlarını almak için vergi zamanında daha yaygın hale geliyor. Gerekli bilgileri e-postayla göndermek cazip gelebilir, ancak bu en iyi fikir değildir.

Vergi belgelerinizin sizin yeminli mali müşavirinize, kayıtlı temsilcinize veya diğer vergi uzmanınıza mümkün olan en güvenli ve güvenilir şekilde teslim edilmesini sağlamak isteyeceksiniz. Vergi evrakları , adınız, adresiniz, siz ve bakmakla yükümlü olduğunuz kişiler için Sosyal Güvenlik numaraları, ne kadar para kazandığınız ve bankaya nerede olduğunuz gibi çok hassas bilgiler içerir. Ve bu sadece yeni başlayanlar için. Eğer bu veriler yanlış ellere geçerse, kimlik hırsızlığı kurbanı olabilirsiniz.

Belgelerinizin ve verilerinizin hedeflerine ulaşıp ulaşmadığından emin olmanız için bazı ipuçları aşağıda verilmiştir.

Ocak 2018'de Beverly Bird tarafından güncellendi

01 Liste Yap

Tüm W-2'lerin , 1099'ların ve diğer vergi ile ilgili belgelerin bir listesini yapın. Bu iki şeyi başarır: Muhasebecinize tam olarak ne gönderdiğinizi bileceksiniz ve bir şey kaybolup diğer tarafa ulaşmazsa, ne olduğunu tanımlayabilirsiniz. Ayrıca gelecek yılın vergi hazırlığı için bir kontrol listesi başlatacaksınız.

02 Yedek Kopyaları Yap

Vergi belgelerinizin asıl nüshalarını iletiyorsanız, kendinize bir iyilik yapın ve önce hepsini kopyalayın. Bu şekilde, eğer gerçekten kaybolurlarsa, kritik bilgiler olmadan olmayacaksınız. Bunları fotokopi çekebilir veya görüntü veya PDF dosyalarına tarayabilir, daha sonra PC'nizde ve bir flash sürücüde ek bir önlem olarak kaydedebilirsiniz. Ancak bunu yaparsanız, muhasebecinize evrak göndermeden önce bir yedek kopya aldığınızdan emin olun.

03 En İyi Seçenek El Teslimatıdır

Bir casus, bir belgenin filmde doğru zamanda doğru kişiye teslim edilmesini sağlamak istediğinde, bunu şahsen teslim eder. O, yakalanabileceği şansını kaçırmaz.

Vergi belgelerinizi mümkünse muhasebecinize kişisel olarak teslim ederek bu eski okul taktiğini sizin için işe yarayabilirsiniz. En azından onları asistanına, sekreterine, resepsiyonistine veya diğer ofis personeline verin. Bu, iletimde kaybolacak veya dinleyiciler tarafından yakalanabilecekleri riski ortadan kaldırır.

04 Belgelerinizi Kaydetme

Posta teslimatı oldukça güvenlidir ve eğer Philadelphia'da yaşıyorsanız ve muhasebeciniz Pittsburgh'da bulunuyorsa, elinizin teslim edilmesi bir seçenek değilse muhtemelen ikinci en iyi seçeneğinizdir.

Bir zarfın içine sarılmaları nedeniyle belgeleriniz gizli bir şekilde korunmaktadır. Bir başkasının postasını açmak, en azından ABD'de bir suçtur ve bu, belirli bir suçluyu caydıramamasına rağmen, en azından kitaplarda suçluları cezalandırmak için yasalar vardır.

Bununla birlikte, dokümanlar postada kaybolabilir ve bazen kaybolur ya da zarar görebilir, bu nedenle orijinallerden ziyade yaptığınız yedek kopyaları göndermek iyi bir fikir olabilir. Ve bir teslimat veya imza onayı kullanarak veya ABD Posta Servisi'ni tamamen atlayarak Federal Express veya UPS gibi bir teslimat hizmeti kullanın.

05 Belgelerinizi Fakslama

Muhasebecinize belgeleri fakslamak, bunları teslim etmenin hızlı bir yolu olabilir ve nispeten güvenlidir. Muhasebecinin telefon hattına dokunulmadığı sürece, şanzıman kimlik hırsızları tarafından ele geçirilmeyecek kadar iyi. Ancak faks numarasının doğru olduğundan kesinlikle emin olun.

Birkaç olumsuzluk var. Fakslanan belgelerin bazen okunması zor olabilir ve bir vergi uzmanının yapmak istediği en son şey, orada bir sayının altı mı, sekiz mi olduğunu yoksa sizi bulmak için sizi aramak için ek zaman mı olduğunu tahmin etmektir. Sadece birkaç sayfa göndermeniz gerekiyorsa, fakslama en iyi şekilde çalışır. Daha uzun belgeler ve özellikle bir sayfanın her iki tarafında bilgi içeren belgeler için, fakslama en iyi çözüm olmayabilir.

06 E-posta Kullanmanız Gerekiyorsa ...

E-posta uygun ve hızlıdır ancak kartpostal kadar güvenlik sağlayabilir. Önlem almadığınız sürece, herhangi bir ağ taşıyıcısı e-postanızın içeriğini görebilir ve eklerinizi görüntüleyebilir. Dikkatli davranıyorlar ve içeriğin takibi gerçekten de bir noktadır - hala potansiyel var.

Muhasebecinizin LeapFile gibi güvenli dosya değişim yazılımı kullanıp kullanmadığını kontrol edin. Birçok kişi, Massachusetts eyaletinin Provincetown şehrinde bulunan bir muhasebeci olan Chip Capelli'ye göre bu bir oyun değiştirici olabilir.

En azından vergi belgelerinizi parola korumalı bir DOC, PDF veya ZIP dosyası gibi şifrelenmiş bir sargıya yerleştirin. Capelli, "Her şeyi bir PDF'ye tara ve ardından şifreyi koru." Sosyal Güvenlik numaranız gibi gizli tutmak istediğiniz bilgileri asla e-posta mesajınızın gövdesinde düz metin olarak göndermeyin. Yanlışlıkla iletiyi yanlış adrese gönderirseniz veya e-postanız taranırsa ve veriler hizmet sağlayıcınız tarafından toplanırsa ne olur? Vergi belgelerinizi güvenceye almak için ihtiyati tedbirler almak, mali kaynaklarınızı korumanıza yardımcı olur.

Eğer daha da kötüye giderse

En iyi çabalarınıza rağmen ödün vermediğinizi tespit ederseniz hemen Dahili Gelir Servisine ulaşın. Aslında, IRS ile temas kurabileceğinizi düşündüğünüzde, IRS ile bağlantı kurabilirsiniz. Vergi dolandırıcılığını veya bu türden şüpheli sahtekarlığı rapor etmek için Form 10439'u gönderin. IRS web sitesinde bulunan formu, postayla nereye postalayacağınız veya fakslayacağınız ile ilgili bilgilere ulaşabilirsiniz.