Ne zaman ve neden W-9 formuna ihtiyacınız var?
Formları 1099-C Kim Zorunlu?
İç Gelir Hizmetinden 1099-MISC Formuna İlişkin Talimatlar, 1099-MISC Formlarını yayınlamak için bir işletme gerektiren çeşitli durumları açıklar.
Bu formu, yıl boyunca 600 ABD Doları veya daha fazla ödediğiniz çalışanlara değil, tüm satıcılara veya yüklenicilere doldurmanız, dosyalamanız ve yayınlamanız gerekir.
Bir çalışan, sizin veya işinizin kontrol ettiği işleri yapan kişidir. Telefonlarınıza cevap verecek birine ödeme yaparsanız, büyük olasılıkla bir çalışanıdır çünkü saatlerini ayarlarsınız ve saatte iken ne yapması gerektiğini belirlersiniz. Çalışanlar 1099-MISC formu gerektirmez.
Eğer işinize açık olmadığınızda ofisinizi temizlemek için birisine ödeme yaparsanız ve o zaman zaman kendi takdirine bırakılırsa, büyük ihtimalle bağımsız bir yüklenicidir ve 1099-MISC Formunu gerektirir. İç Gelir Servisi, bağımsız müteahhitleri ve çalışanları tanımlamanın daha ince noktalarını açıklıyor.
Yüklenici / Satıcı Kuralı İstisnaları
1099-MISC formlarını C- ve S-kurumlarına ya da daha sonra yeniden satış yapacağınız mallar gibi ürünleri satın aldığınız varlıklara vermek zorunda değilsiniz.
Borç kartı, kredi kartı veya PayPal gibi üçüncü taraflar aracılığıyla yüklenicilere ve satıcılara yapılan ödemeler de muaftır - IRS bu işlemleri izlemek için farklı bir yöntem kullanır.
Tamamlanmış Form W-9 Ne Zaman Sorulur?
Bağımsız bir yüklenicinin, işin kendisine 1099 çıkarmak zorunda kalacağını bilerek, tamamlanmış bir Form W-9 sağlamasını istemek iyi bir uygulamadır.
Ancak bazen bu talepleri Ocak ayına kadar kaydırarak muhasebe kayıtlarımızı incelediğimizde ve etrafımıza yaklaşmadığımızı fark ettik.
Eğer bir 1099-MISC vermeli ve dosyada tamamlanmış bir W-9 formuna sahip değilseniz, bir şey söyle, "Hey, 1099-MISC'nizi Ocak ayı sonuna kadar gönderiyorum ve farkettim ki Senden bir W-9 yok. Birini doldurup bana gönderebilir misin? " Bu, yüklenicinin W-9 Formundaki bilgilerin belirli bir vergi belgesi oluşturmak için kullanılacağını bilmesini sağlar.
İnsanları tamamladıkları Form W-9'ları güvenli bir şekilde göndermelerini teşvik edin. Tamamlanan bir W-9, bir kişinin Sosyal Güvenlik numarası gibi hassas bilgileri içerir. Bu veriler, yanlış ellere düşen verilerin riskini en aza indirmek için mümkün olduğunca gizli ve güvenli tutulmalıdır. Tamamlanmış bir form W-9'u bir e-postaya güvenli olmayan bir dosya eki olarak iletilmesi önerilmez. Posta, elden teslim veya bir e-postaya şifre korumalı dosya eki olarak almayı isteyin.
NOT: Vergi kanunları periyodik olarak değişir ve yukarıdaki bilgiler en son değişiklikleri yansıtmayabilir. En güncel tavsiyeler için lütfen bir vergi uzmanına danışın. Bu yazıda yer alan bilgiler vergi danışmanlığı amacı taşımamaktadır ve vergi tavsiyesinin yerine geçmemektedir.
Daha fazla okuma:
- Form W-9 hakkında daha fazla bilgi edinin
- IRS'den boş bir W-9 Formunu indirin (pdf)
- IRS'den W-9 Formundaki İstemciler İçin Talimatları İndir (pdf)
- 2013 için 1099-MISC Formu Nasıl Hazırlanır (İş Hukuku ve Vergiler Hakkında)