Temel Dosyalama Sistemini Başlat
Düzenlenmesi ve işlenmesi gereken bir sürü finansal bilgi var ve basit bir dosyalama sistemi bunu daha az bir angarya haline getirebilir. Tüm mali belgelerinizi aşağıdaki kategorilere ayırabilirsiniz:
- Faturalar nedeniyle
- Önemli belgeler
- Parça atmak veya parçalamak
Gerçekten bu kadar basit. Ya ödenmesi gereken bir fatura, kaydedilmesi gereken bir makbuz veya belge veya atılabilecek bir şey var. Bu öğeleri nasıl düzenlemek istediğiniz size kalmıştır, ancak yukarıdaki bilgilerle etiketlenmiş üç ayrı klasör kullanmak kadar basit olabilir.
Ardından, postayı aldığınızda veya başka bir finansal belge aldığınızda, doğru klasöre koymak için bir dakikanızı ayırın. Böylece faturalarınız ve önemli belgeleriniz kolayca bulunabilir. Daha sonra klasörleri düzenli olarak işleyebilir ve önemli belgeleri kalıcı olarak saklayabilir ve ihtiyacınız olmayan şeyleri geri yükleyebilir veya geri dönüştürebilirsiniz.
Düzenlenmiş Önemli Belgeleri Saklamak
Temel dosyalama sistemi günlük maliyenizi düzenli bir şekilde yerine getirirken iyi bir iş çıkarırken, hala tutmanız gereken önemli öğeleri organize etmek isteyeceksiniz. Genel olarak, her şeyi düzenli tutmak için ayrı ayrı klasörlere sahip küçük bir dosya dolabı kullanabilirsiniz.
Tutmanız gereken bazı finansal belgeler örnekleri:
- Vergisi beyannameleri
- Sigorta poliçeleri
- İpotek belgeleri
- Yatırım ve emeklilik hesabı açıklamaları
- Garantiler veya hizmet sözleşmeleri
Belgelerinizi Ne Kadar Tutmak
Belli belgelerin kopyalarını saklamanız gerektiğinden, bunları ne kadar süre tutmalısınız? Bazı durumlarda, sadece bir belgeyi veya formu kısa bir süre için tutmanız gerekebilir, diğerleri ise yıllarca beklemek isteyebilirsiniz.
Bazı ortak finansal belgeler ve bunları dikkate almayı düşünmeniz gereken süredir.
- Vergisi beyannameleri. Vergi beyannamelerinize gelince, onları yedi yıl boyunca saklamanız tavsiye edilir. IRS , iadelerinizi denetlemek isterse, genellikle verdiğiniz tarihten itibaren geri dönmek için 3-6 yıl arası bir süreye sahip olurlar. Yedi yıllık geçmiş iadeleri elinizde tutmak, denetlenmeniz durumunda sizi de kapalı tutacak ve hayatınızı çok daha kolaylaştıracaktır. Sadece bu değil, bir ev satın almayı planlıyorsanız veya başka bir şekilde bir borç verene gelir kanıtı göstermeniz gerekiyorsa, parmaklarınızın ucunda en az birkaç yıl değerinde bir veriye sahip olmak güzel bir şeydir.
- İpotek belgeleri Bir ev satın aldığınızda kapanışta oturacak ve yüzlerce sayfa gibi görünen isminizi imzalayacaksınız. Genel olarak, kapandığınız her şeyin kopyalarını içeren büyük bir klasör alacaksınız. Bunlar, krediyi ana hatlarıyla anlatan belgeleri, emlak şirketinden alınan bilgileri, değerleme ve denetim bilgilerini ve daha fazlasını içerecektir. Bu şeylere sık sık başvurmanıza gerek olmayabilir, ancak bu belgeleri süresiz olarak saklamanız gerekir. Gelecekte bunlara başvurmanız gerekebilir ve sonunda evinizi satmaya gittiğinizde değerli bilgiler sağlayabilirler.
- Banka ve yatırım hesabı ifadeleri. İnternet hakkında iyi bir şey varsa, bankanızın ve kopya hesaplarınızın elektronik kopyalarını istediğiniz zaman çekebilirsiniz. Bu, aldığınız her ifadeyi tutma ihtiyacını ortadan kaldırır. Yine de, aldığınız her bir bildiriyi incelemeniz ve üç ayda bir ise, bir sonraki ifade gelene kadar bunları saklamak iyi bir fikirdir. Yıl sonu veya yıllık beyanı aldığınızda, tüm aylık veya üç aylık ifadeleri güvenle atabilirsiniz. Bu, kaç adet kağıda dosya ayırmanız gerektiğini ve tüm olasılıkları çevrimiçi olarak veya hızlı bir şekilde arayarak ek kopyalar elde etmenizi sağlayacaktır.
- Faturalar ve makbuzlar. Fayda ve kredi kartı faturaları aldığınızda, bilgilerin doğru olduğundan emin olmak için kontrol ettikten sonra bunları bir yıl boyunca saklamak iyi bir fikirdir. Hatalar meydana gelebilir ve ifadenizin bir kopyasının hazır bulunması durumunda bir hatayı kolaylaştırmak kolaylaşabilir. Aynı şey makbuzlar için de geçerli. Banka hesaplarınızla karşılaştırmak için onları yeterince uzun tutmalısınız, böylece herhangi bir hataları yakalayabilirsiniz. Tabii ki, makbuzlar vergi amaçları için kullanılabilecek alımlar için değilse. Bu durumda, bir makbuz durumunda vergi beyannamenizde olduğu gibi bu makbuzları yedi yıla kadar tutmak istersiniz.
Bilgilerinizi Güvende Tutmak
Kimlik hırsızlığı son yıllarda büyük bir sorun haline gelmiştir. Hırsızlar kişisel ve mali geçmişinizin parçalarını ve parçalarını alabilir ve bunu kredinizi mahvedebilecek, banka hesaplarınızı boşaltabilecek ve aksi halde size büyük bir baş ağrısı verecek sahte kimlikler oluşturmak için kullanabilir. Bu nedenle, mali verilerinizi doğru bir şekilde korumanız ve elemeniz önemlidir.
Her şeyden önce, eviniz için bir kağıt parçalayıcı satın almayı düşünün. Tüm bu eski hizmet faturaları ve hatta kullanılmayan kredi kartı size her ay postalar almanızı sağlar hırsızlar için asal hedefler olabilir. Kullanılmayan belgelerinizi parçalayarak, bilgileri çalan birinin şansını en aza indirdiğinizden emin olabilirsiniz.
Bu aynı zamanda evde tuttuğunuz belgeleri güvence altına almanız gerektiği anlamına gelir. Her şeyi bodrumda karton kutularda saklarsanız, bir taşkın olursa ne olur? Veri yıllarca kaybedilebilir. Yangın veya başka bir felaket varsa aynı şey de geçerli.
Her olasılığa karşı koruma sağlayamazken, en azından güçlü, sağlam ve muhtemelen yanmaz dosya dolabı veya belgelerinizi göreceli olarak güvenli ve yanlış ellerden uzak tutacak kilitleme kabı alabilirsiniz. Sen de denize girmene gerek yok, ama sen de her ikinizin de dolabındaki birkaç eski ayakkabı kutusuna oturmasını istemiyorsun.
Organize Olmak, Varlıklarına Yardım Edebilir
Bir şeyin size gelmesi durumunda, organize mali belgeler, gittikten sonra işlerinizi halledecek kişilere muazzam bir şekilde yardımcı olabilir. Bu, mülkünüzün yerleşmesini hızlandırabilir . Eğer bir isteğiniz varsa, bir mektup mektubuna sahip olmanız da önemlidir, böylece yönetici bu belgeleri nerede bulacağını bilir.